Manuales Organizacionales = Claridad Organizacional
Estás liderando tu organización y esta creciendo a grandes saltos, pero las cosas parecen salirse de control a medida que crece más y más. No estas seguro de que debes hacer al respecto…
En este artículo te explicaremos ¿Por qué los Manuales Organizacionales son tan importantes? ¿Para qué sirven los manuales organizacionales?
La falta de manuales organizacionales provoca en mayoría de las organizaciones muchas situaciones problemáticas (que se producen en primer instancia por la falta de claridad y instrucción).
Generalmente, estos problemas comienzan a manifestarse cuando se contrata un nuevo colaborador, hay cambios de personal, cambios de responsabilidades, innovaciones, trabajos de equipo, etc…
Pero, que comiencen a manifestarse en ese momento no significa que se hayan creado a partir de ese evento. En otras palabras, ese evento fue el medio en el que se manifestó el problema.
Entonces ¿Cuando comenzamos a crear estas problemáticas ocultas?
Pues, bástenos decir que es cuando decidimos no tener una Visión, Misión y Valores establecidos y cuando no usamos manuales en la organización.
Manuales En Las Organizaciones
Los manuales organizacionales son muchas veces menospreciados, muchos piensan que tener un manual limita… en serio, todavía hay gente que piensa así!
Otros que piensan que crear un manual no será productivo, será un desperdicio de tiempo y de esfuerzo. Pero el secreto esta en estas pequeñas cosas…
Es más el tiempo total utilizado en un año para entrenar el nuevo personal, que el tiempo que podemos usar para crear un manual que enseñe a este nuevo integrante todo lo que debe saber.
Esto sin mencionar que ese mismo manual, con pequeñas actualizaciones puede tener una vida útil de 2 a 5 años! Si, te vas a ahorrar mucho tiempo.
Se gasta más tiempo en solucionar problemas de comportamiento o causados por una mala información en medio año, que el tiempo que podríamos utilizar en crear un manual que aclare ciertos procedimientos y normas organizacionales.
Algunos lideres de organizaciones pequeñas dicen: ‘Eso es para las grandes organizaciones’ o ‘nosotros no necesitamos un manual’. Yo entiendo que están luchando para sobrevivir y el tiempo es valioso, pero… no hay excusas!
Toda organización nace con un propósito y este esta asociado al crecimiento. Lo que hoy hagas, puede ahorrarte tiempo en el futuro y no solo eso…
Un manual en una pequeña empresa puede ser un tutor que ayude a crecer, a enfocar tus esfuerzos. Además, un manual organizacional te ayuda a demostrarle al mundo que para ti esto va en serio!
Un manual en una empresa pequeña puede ayudarte a evaluar más fácilmente que curso de acción es más efectivo; con el tiempo podrás crear un modelo de franquicias o expandir la organización con nuevas sucursales.
Tipos De Manuales Organizacionales
Manual De Procedimientos
Como lo indica su nombre, este manual te ayuda a que los miembros de la organización o los empleados tengan en claro lo que se espera que hagan, que sistemas utiliza la organización en sus tareas, un detalle de las responsabilidades de cada area, de cada puesto.
Incluso puede contener información sobre políticas, medidas de seguridad, instrucciones, objetivos, y muchas cosas más como por ejemplo, el funcionamiento de los equipos de trabajo y lo más importante: la Vision, Misión y Valores de la organización.
Todo lo que pueda hacer que si algún día te ausentas, o te ascienden, todos en tu área u organización sepan que hacer, cuando y como. Es el equivalente a un manual de instrucciones, pero para tu organización.
Manual De Inducción
Como notaras, este manual esta destinado a acelerar el proceso de inducción, a lograr que la integración de un nuevo miembro de la organización sea mas llevadera y mas simple.
Todo lo que este nuevo integrante de tu equipo debe saber debe estar aquí… desde los horarios, lugares claves, información de los lideres del sector al que pertenecerá, números telefónicos, preguntas frecuentes, datos estadísticos o la historia del sector, la misión que cumple el sector al que pertenecerá, y demás…
Es recomendable que exista una instrucción amplia (y mucho mas detallada de la que se encuentra en el manual de procedimientos) de las tareas que este nuevo miembro de la organización debe realizar, y hasta podría tener sugerencias de su supervisor para lograr mas eficacia en las mismas.
Más Manuales
Estas opciones no son rígidas, es decir, se puede mas variaciones de manuales, tal ves un manual de valores, un manual de liderazgo, etc…
Si, la tarea es tan grande que parece ser abrumadora. Pero piensa en todos los años en los que te ahorraras tiempo, en la facilidad de la inducción, en lo fácil que va a ser que cualquier miembro de tu organización encuentre las respuestas que necesita, en los retrasos en las entregas que no tendrás que sufrir al retrasarse todo el trabajo debido a una problemática repentina.
Posibles Aplicaciones:
- Identifica una problemática que te preocupe o que sea recurrente y piensa: ¿Que manual puede ayudar a que esta problemática sea más simple de resolver? ¿Que manual si lo creara agilizaría la organización?
- Pregúntate: ¿Que información si fuera más clara cambiaría el comportamiento de la organización?
Y tu…?
¿Cuál es tu tipo de manual favorito? ¿Alguna vez has pertenecido a una organización que poseía manuales organizacionales? ¿Notaste la diferencia? cuéntanos en la sección de comentario a continuation.
Recuerda publicar este artículo en las redes sociales para que otros se beneficien y crezcan!